Внедрение корпоративного портала Битрикс24 для поставщиков товаров
Корпоративный портал решает множество задач. Он позволяет автоматизировать бизнес-процессы, улучшить коммуникацию между сотрудниками, повысить эффективность работы и снизить количество ошибок.
В нашей новой статье, мы – команда DIGIMATIX, расскажем о том, как внедрение корпоративного портала помогло нашему клиенту – поставщику товаров, успешно решить задачи, возникающие на фоне стремительного роста компании.
О клиенте
Нашим новым клиентом стала компания, которая занимается поставкой бакалейных товаров, овощей и фруктов для ресторанов, кафе и баров в Санкт-Петербурге.
В последние полгода компания стала активно расширяться: увеличилось как количество, так и объем заказов. Для бесперебойной работы потребовалось увеличение штата сотрудников. Однако, в условиях стремительного расширения, компания столкнулась с отсутствием систем учета и автоматизации бизнес-процессов. Это, в свою очередь, привело к увеличению числа ошибок со стороны сотрудников. Для улучшения бизнес-процессов и повышения эффективности работы было принято решение автоматизировать бизнес-процессы компании посредством внедрения корпоративного портала Битрикс24.
Первый шаг к порядку – аудит
Первым этапом разработки корпоративного портала стал аудит. Команда DIGIMATIX
погрузилась в рабочие процессы компании и участия в них сотрудников, выявила слабые места и оценила текущую эффективность. На основе полученных данных мы составили карту основных целей клиента:
Создать единую CRM-систему с разделением на юридических и физических лиц для эффективного общения с клиентами.Реализовать хранилище документов для быстрого поиска.
- Автоматизировать процесс отправки новых цен;
- Реализовать функцию подсчета времени работы сборщиков заказов и автоматический расчет заработной платы;
- Сформировать чек-листы для сборки заказов;
- Автоматизировать логистические процессы компании.
Также во время проведения аудита, мы выяснили, что компания использует систему управления торговлей и складским учетом “Мой склад”.
Создаем единую CRM-систему
Помимо основного направления, у клиента было дополнительное – продажа фруктовых корзин физическим лицам. Поэтому мы настроили CRM-систему таким образом, чтобы эффективно управлять ими. Что мы сделали?
Разделили клиентские потоки
Мы использовали стандартный функционал Битрикс24 для разделения потока клиентов на два сегмента: юридические и физические лица. Для этого мы создали отдельные сущности и процессы, обеспечив возможность раздельного учета и обработки запросов.
Интегрировали IP-телефонию
Одним из требований клиента было обеспечение сохранения всех взаимодействий с клиентами в CRM-системе, включая телефонные разговоры. Для решения данной задачи мы предложили подключить IP-телефонию, чтобы менеджеры компании больше не использовали личные номера телефонов для общения с клиентами. Данное решение позволило оценивать эффективность работы менеджеров и контролировать качество обслуживания, так как все разговоры записываются.
Настроили источники заявок
Для каждого сегмента клиентов мы настроили отдельные источники заявок. Это позволяет точно отслеживать, откуда поступают запросы, и оперативно реагировать на них. В CRM-системе сохраняется полная информация о клиенте и коммуникации, начиная с момента обращения.
Бизнес-аккаунт WhatsApp
Так как значительная часть общения с клиентами происходит через мессенджер, мы настроили интеграцию с бизнес-аккаунтом WhatsApp. Теперь все сообщения из WhatsApp автоматически сохраняются в CRM, что позволяет централизованно управлять коммуникациями и улучшать клиентский сервис.
Визуализация и аналитика
Для контроля и анализа эффективности работы были внедрены инструменты визуализации данных. Теперь менеджеры видят план продаж и текущие показатели выполнения. Кроме того, в корпоративном портале доступен рейтинг клиентов, который позволяет оценить, какой оборот приносит каждый из них. Эти данные помогают лучше понимать, какие клиенты являются наиболее ценными, и оптимизировать стратегию взаимодействия с ними.
Создание единого хранилища документов для быстрого поиска
Каждый день сотрудники компании работают с большим количеством документов, но единого хранилища у них нет. Поэтому им нужно больше времени для их поиска. Для оптимизации управления документами мы настроили стандартный функционал хранилища Битрикс24.
Документы были структурированы по папкам с названиями юридических лиц. Также мы настроили права доступа к папкам таким образом, чтобы каждый менеджер имел доступ только к документам своих клиентов. Дополнительно хранилище позволяет автоматически сохранять версии документов, а также интегрируется с другими инструментами Битрикс24, что облегчает обмен файлами и работу с ними в режиме реального времени.
Внедрение такой системы хранения повысило скорость поиска документов, а также исключило вероятность их утраты.
Автоматизация отправки новых цен
Также клиент столкнулся с проблемой трудоемкого процесса назначения цен и регулярной отправкой новых прайс-листов. Процесс строился следующим образом:
- Клиент получает прайс-листы в виде excel файла;
- Менеджеры вручную корректируют цены, учитывая предоставленные скидки (% скидок может отличаться у разных клиентов);
- После редактирования прайс-листы отправляются клиентам в excel формате.
Данный процесс повторяется 2 раза в неделю, при этом у клиента более 4 000 наименований. Если клиент не получает обновленные прайс-листы вовремя, то поставки осуществляются по старым ценам, что дополнительно иногда приводит к убыткам для компании.
Команда DIGIMATIX реализовала решение для оптимизации и автоматизации данного процесса:
- В CRM-системе Битрикс24 была создана интеграция с 1С, включающая все наименования клиента с базовыми ценами и другой необходимой информацией.
- В CRM-системе были созданы карточки клиентов, содержащие индивидуальные параметры скидок.
- Для формирования новых прайс-листов был создан шаблон Excel, который автоматически извлекает данные о товарах и примененных скидках из CRM-системы, создавая прайс-листы для каждого клиента.
- Был разработан бизнес-процесс в Битрикс24, который дважды в неделю автоматически отправляет новые прайс-листы клиентам на указанные в карточках контактные данные.
Внедрение данной системы позволило значительно сократить время на формирование и отправку прайс-листов, поскольку теперь этот процесс полностью автоматизирован. Исключение человеческого фактора при расчете и отправке прайс-листов минимизировало риск убытков компании.
Учет времени работы и расчет заработной платы сборщиков заказов
Еще одной важной задачей клиента было внедрение системы учета рабочего времени и расчета заработной платы для сборщика заказов. Сборщики заказов работают по часовой ставке и их рабочее время зависит от количества поступивших заказов.
Недавно в Битрикс24 появилась функция, которая оказалась крайне полезной для решения этой задачи. Теперь можно настроить корпоративный портал таким образом, чтобы начало рабочего дня отмечалось только при нахождении в нужном месте.
Мы выстроили процесс следующим образом:
- Сборщики приходят на работу и отмечают начало рабочего дня при включенной геопозиции в корпоративном портале;
- Сборщики приступают к выполнению задач;
- После выполнения задач они фиксируют завершение рабочего дня.
Вся информация о продолжительности рабочего времени автоматически собирается и формируется в отчет. Этот отчет содержит данные о количестве отработанных часов, а также расчет заработной платы. После формирования отчета он передается бухгалтеру, который уже использует эти данные для дальнейшей работы.
Благодаря внедрению данного функционала клиент смог получать точные данные о количестве отработанных часов и ускорить процесс расчета заработной платы, минимизировав возникновение возможных ошибок.
Чек-лист для сборки заказов
Еще один бизнес-процесс, который мы решили автоматизировать – процесс сборки заказов. Ранее сборщики получали заказы сообщением в мессенджере, после этого они шли собирать заказ и записывали точный вес поставляемых товаров на бумаге. Это приводило к ряду ошибок: забыли положить товар, не указали точный вес взвешиваемого товара.
Команда DIGIMATIX автоматизировала этот процесс с помощью функционала задач Битрикс24 и теперь он выглядит следующим образом:
- Менеджер получает заказ от клиента и создает задачу в Битрикс24, используя чек-лист.
- Сборщик открывает задачу и постепенно собирает необходимые позиции, отмечая в чек-листе то, что уже собрано. Если фактический вес товара отличается от заказанного, то сборщик указывает это в комментарии. Задача переходит менеджеру.
- Менеджер переходит в программу «Мой склад» и оформляет накладную.
- После оформления накладной, менеджер прикладывает ее в корпоративном портале и переводит задачу на водителя.
- Водитель печатает накладную и отвозит заказ клиенту. Если клиент отказывается от ряда позиций, то водитель фотографирует накладную, отправляет ее комментарием в задачу и переводит задачу на менеджера.
- Менеджер вносит исправления и снова прикрепляет накладную в задачу. В следующий раз, водитель привезет отредактированный документ.
Таким образом, автоматизация процесса сборки заказов позволила снизить количество ошибок, ускорить обработку заказов и обеспечить клиента всеми необходимыми документами.
Автоматизация процесса доставки
В связи с увеличением числа клиентов, возникла необходимость в быстром найме и обучении новых водителей. Поскольку клиенты делают заказы в разные дни, маршруты меняются ежедневно, что требует особого внимания при их планировании.
Еще одним нюансом является то, что клиент осуществляет доставку к указанному времени (с интервалом в один час), что делает задачу построения маршрутов еще более сложной.
Команда DIGIMATIX предложила следующее решение:
- Менеджер вносит информацию для планирования маршрута, указывая все необходимые детали, такие как время доставки, адрес, детали заезда и контактную информацию.
- С помощью адресных подсказок DaData сотрудник вносит только корректные адреса и далее автоматически определяются GPS-координаты указанных адресов.
- Затем с помощью OpenStreetMap определяется оптимальный маршрут доставок с учетом необходимых ограничений.
- Система проводит расчет и генерирует оптимальный маршрут.
Задачу также можно было бы решать через API Яндекс.Карт, но стоимость годовых лицензий на аналогичные действия начинается от 348 тысяч рублей в год.
В результате проделанной работы удалось улучшить обслуживание клиентов и снизить временные и финансовые затраты на доставку.
Выводы и результаты
Внедрение корпоративного портала и автоматизация бизнес-процессов позволили компании существенно повысить эффективность работы. В результате проделанной работы компания достигла следующих показателей:
- Снижение количества ошибок. Автоматизация процессов сборки заказов и доставки снизила количество ошибок, связанных с обработкой заказов и документооборотом, до минимальных показателей.
- Скорость работы с документами увеличилась на 50% за счет создания единого хранилища документов.
- Благодаря автоматизации формирования и отправки прайс-листов, теперь процесс занимает всего несколько минут и происходит без постоянного участия сотрудников.
- Внедрение системы учета рабочего времени позволило минимизировать ошибки в расчетах и повысить точность выплат на 98%.
- Автоматическое планирование маршрутов с учетом временных интервалов и ограничений позволило сократить расходы на доставку на 12%.
В настоящий момент мы продолжаем сотрудничество и работаем над дальнейшими улучшениями и автоматизацией бизнес-процессов.
