Как сотрудникам компании смотреть статус ЭДО по подписанию договоров, актов, УПД в CRM БИТРИКС24?

Проблематика

Во многих компаниях, использующих Битрикс24 для управления клиентами и внутренними процессами, со временем возникает потребность в контроле электронного документооборота. Речь идет о подписании договоров, актов, УПД и других юридически значимых документов.

Однако на практике стандартная интеграция Битрикс24 с внешними системами электронного документооборота — такими как Диадок, СБИС, Тензор и другими — часто оказывается слишком сложной для повседневного использования. Рядовым сотрудникам не интересны технические детали, им важно быстро и наглядно понимать, подписан ли документ, отправлен ли он и в каком статусе находится.

Мы, команда DIGIMATIX, предлагаем решение, которое делает работу с ЭДО в Битрикс24 простой и прозрачной. Менеджеры видят актуальные статусы документов прямо в интерфейсе CRM — без необходимости разбираться в технических нюансах. Это позволяет экономить время, упрощает контроль и делает документооборот доступным даже для тех, кто ранее с ним не работал. Таким образом, мы реализуем интеграцию, адаптированную под реальные бизнес-задачи и повседневную работу сотрудников.

Решение

Для организации прозрачного и удобного контроля за статусами подписания документов в рамках электронного документооборота в CRM-системе Битрикс24 было реализовано интеграционное решение, включающее в себя следующие ключевые компоненты:

1. Интеграция с 1С Бухгалтерией через протокол ODATA

Источником данных о статусах подписания выступает 1С Бухгалтерия, в которой осуществляется учет документов и организован обмен с системой электронного документооборота. Для получения данных из 1С используется стандартный протокол ODATA, который позволяет:

• Запрашивать данные о договорах, актах, УПД, выставленных в 1С;

• Получать информацию о текущем статусе каждого документа (отправлен, подписан, отклонен и другие);

• Фиксировать дату и имя подписанта со стороны клиента и компании.

2. Формирование отдельного списка документов

Полученные из 1С Бухгалтерия данные автоматически выгружаются в отдельный список (например, в разделе «Списки» внутри Битрикс24 или в отдельный инфоблок). Для каждого документа фиксируются:

• Тип документа (договор, акт, УПД);

• Контрагент (компания или ИП);

• Статус подписания (ожидается, подписан, отклонен и другое);

• Даты и ФИО подписавших сторон;

• Привязка к соответствующей сущности в CRM (контакт, компания, сделка).

Информация обновляется автоматически — либо по заранее заданному расписанию, либо при наступлении события в 1С. Также данные могут быть обновлены вручную по запросу сотрудника. Это обеспечивает их актуальность в любой момент времени.

3. Связка списка с CRM и отображение в интерфейсе

Далее реализуется связка этого списка с карточками компаний или сделок в CRM Битрикс24. Это позволяет:

• Показывать документы, относящиеся к конкретной компании, прямо в карточке;

• Отображать текущий статус подписания без необходимости переключения между системами;

• Давать менеджерам быстрый доступ к критически важной информации по документам и при необходимости — к файлам оригиналов.

Для повышения наглядности могут использоваться триггеры и визуальные индикаторы, например, подсветка документов, не подписанных в течение установленного срока. Это позволяет оперативно реагировать на задержки и не терять важные документы из поля зрения.

Дополнительно можно настроить роботов или бизнес-процессы. Они автоматически запускают действия в зависимости от статуса документа, например, уведомляют ответственного сотрудника, ставят задачу, отправляют напоминание клиенту или переводят сделку на нужную стадию. Таким образом, документооборот становится частью общей логики CRM и помогает автоматизировать рутинные действия, повышая эффективность работы команды.

Потенциальные возможности